Règlement entreprise

Notion

Le règlement d’entreprise ou règlement du personnel a pour but de préciser les droits et les devoirs de chacun ainsi que le comportement à adopter dans l’entreprise. Il est parfois nécessaire pour introduire certaines obligations ou procédures.

Congés usuels

Le Code des obligations prévoit que l’employeur doit accorder les jours de congé usuels à l’employé, par exemple lors de décès de proches ou d’un mariage.

Le Code des obligations ne définit toutefois pas ni les événements qui donnent lieu à ces congés, ni la durée du congé ni le droit à son salaire. Il est utile de consacrer une clause du règlement d’entreprise à ce sujet.

Mobbing/Harcèlement sexuel

Le mobbing ou le harcèlement sexuel sont susceptibles de porter atteinte à la santé de l’employé qui en est victime.

L’employeur doit édicter dans son règlement d’entreprise une clause qui interdit, par principe, toute forme de harcèlement au travail. L’employeur doit également prévoir la procédure à suivre par le collaborateur lorsqu’il est victime d’un harcèlement.

Test de dépistage

L’alcool et la drogue sur le lieu de travail sont susceptibles de causer des accidents et de porter atteinte aux intérêts économiques et à l’image de l’entreprise. L’employeur qui veut faire passer des tests de dépistage doit le prévoir dans le règlement d’entreprise ou dans une directive spécifique. Il doit, pour le surplus, respecter des conditions de validité strictes.

Tenue vestimentaire

Si la plupart des employés adoptent une tenue correcte au travail, certains collaborateurs se permettent de porter des habits extravagants, provoquants, à connotation religieuse ou encore mettant en péril leur sécurité.

L’employeur peut et doit, dans certaines situations, édicter une clause dans son règlement d’entreprise qui régit la tenue vestimentaire au travail. A défaut, il risque d’engager sa responsabilité en cas d’accident au travail ou de harcèlement sexuel.

Toutefois, l’employeur doit respecter la liberté d’expression et religieuse de ses employés. Une interdiction de porter le voile ou une réglementation trop détaillée qui ne sont pas justifiées par des intérêts prépondérants de l’employeur sera illicite.

Prévention des accidents et santé

L’employeur doit prendre toutes les mesures utiles pour prévenir les accidents au travail. Il doit, en particulier, édicter des règles de sécurité concernant l’utilisation des machines au sein de l’entreprise.

L’employeur doit également veiller sur la santé de ses employés. Il doit, en particulier, poser des règles quant à la fumée de cigarette sur le lieu de travail.

Cadeaux de tiers et de fournisseurs

Il arrive parfois qu’un client ou fournisseur de l’entreprise, particulièrement satisfait du service d’un employé, lui offre un cadeau.

Lorsque le collaborateur accepte ou sollicite des présents de la part d’un client ou fournisseur, il peut s’agir de pots-de-vin voire de corruption, au sens du Code pénal. L’employeur a tout intérêt à édicter des règles claires.

Déplacements professionnels

Certains employés sont amenés à devoir se déplacer en Suisse voire à l’étranger pour leur travail. L’employé doit-il être payé durant les trajets, pendant un repas d’affaire ou durant un week-end non travaillé passé à l’étranger ?

Amour au travail

Autour de la machine à café ou lors d’une réunion, le travail est un lieu propice aux rencontres amoureuses.

L’employeur est tenté de réglementer en détail les relations entre collègues, dans le but d’éviter les tensions lorsque la relation amoureuse tourne au vinaigre. Il risque toutefois de porter atteinte à la personnalité des employés transis. L’équilibre est parfois difficile à trouver.

Réseaux sociaux

Les réseaux sociaux font en principe partie de la vie privée et de la liberté d’expression des employés. L’employeur peut régler la question de l’utilisation des réseaux sociaux lorsque celle-ci est susceptible de causer un dommage à l’entreprise. L’employeur peut notamment interdire à l’employé de le critiquer ouvertement ou de harceler psychologiquement un de ses collègues sur les réseaux sociaux.

Certificat médical

Lorsque l’employé est en incapacité de travail, l’employeur a un intérêt prépondérant à le savoir le plus rapidement possible. Il est utile de régler les obligations de l’employé en matière d’incapacité de travail et de certificat médical.

Il veillera à introduire une procédure afin de pouvoir contester le certificat médical du collaborateur, notamment lorsque son comportement ou les circonstances lui permettent de douter de son bien-fondé.

Surveillance au travail

L’employeur est parfois tenté d’installer un système de surveillance au travail, notamment pour lutter contre les vols, pour vérifier que l’employé effectue correctement son travail ou qu’il ne consulte pas de sites privés au travail.

Les informations susceptibles d’être récoltées font partie des données personnelles des employés. L’employeur peut mettre un système de surveillance en place uniquement s’il respecte une procédure stricte qui devra être mise en place dans le règlement d’entreprise ou une directive spécifique.

Activité accessoire

Il arrive parfois que les employés qui travaillent à temps partiel cumulent différents emplois afin de joindre les deux bouts.

Cette situation peut être délicate notamment lorsque l’une des activités de l’employé est concurrente à celle de l’entreprise, qu’elle ne permet pas de respecter les temps de repos fixés par la Loi sur le travail ou que le collaborateur est trop fatigué pour effectuer correctement son travail. Autant d’aspects qu’il est utile de réglementer au préalable.

Vacances

L’employeur peut décider de fixer des vacances d’entreprise par le biais du règlement d’entreprise, à certaines conditions.

Il arrive parfois que les employés ne prennent pas toutes leurs vacances durant l’année en cours ou qu’ils ne compensent pas leurs heures supplémentaires. L’employeur diligent devra prévoir des règles afin qu’ils ne s’accumulent pas au fil des années.

Télétravail

Gain de temps et accroissement de la productivité, le travail à domicile présente de nombreux avantages. Il soulève toutefois de nombreuses questions, notamment sur le remboursement des frais ou la protection des données de l’entreprise. Autant d’éléments qu’il s’agit de réglementer au préalable dans un règlement d’entreprise ou une directive spécifique.

Assurance perte de gain maladie

L’employeur est tenu de payer le salaire de l’employé durant une incapacité de travail, pendant une durée limitée. En lieu et place, le règlement d’entreprise pourra prévoir la conclusion d’une assurance perte de gain maladie qui doit présenter certaines caractéristiques pour être valable.

L’employeur doit être particulièrement vigilant lorsqu’il rédige cette clause. S’il ne fait pas juste, les conséquences financières peuvent être lourdes.

Infractions pénales

Le vol sur le lieu de travail est un fléau qui touche certaines entreprises. Argent mais aussi classeurs ou papier toilette, tout y passe. L’enregistrement par l’employé d’images ou de films sur le lieu de travail peut constituer une infraction pénale.

Il est conseillé pour l’employeur d’édicter dans le règlement d’entreprise une clause à ce sujet pour que l’employé soit informé de ses obligations et des conséquences lorsqu’il commet une infraction pénale.